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采購業(yè)務(wù)的目標，一是滿足對物料的需求，二是降低成本，第三還包括質(zhì)量，質(zhì)量是采購業(yè)務(wù)能夠發(fā)生的前提條件，肯定要滿足。在采購管理中還有一個重要管理內(nèi)容，那就是如何做內(nèi)控，因為采購?fù)瞧髽I(yè)花錢最多的部門，內(nèi)控做得不好，最終影響產(chǎn)品成本和質(zhì)量。 訂單分配是采購管理的一個核心問題，也是一個難題，因為分單需要綜合平衡內(nèi)外各種關(guān)系以實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)目標，同時還要加強內(nèi)控。假設(shè)采購一種物料N噸，有三個供應(yīng)商ABC，如何給三個供應(yīng)商分采購量?我最近了解到企業(yè)的一些做法，很有意思，值得參考借鑒。
策略方式一：80/20方法
絕大部分給A企業(yè)(例如80%)，另外小部分給另外B企業(yè)，或者B、C企業(yè);這樣做的好處是絕大部分訂單量給A，可以獲得批量經(jīng)濟折扣，獲得更低成本。B、C做為培養(yǎng)關(guān)系的供應(yīng)商，在A出問題時候可以快速補充，相當于備份的大供應(yīng)商，可以避免供應(yīng)中斷。
這種操作方式存在一種內(nèi)控上的難題，最大的采購量到底給哪一家?面向各個供應(yīng)商采購不同的量，采購價格如何確定?供應(yīng)商可以通過向采購決策人公關(guān)以獲取最大的采購量，而供應(yīng)量小的供應(yīng)商也可以公關(guān)獲得好的采購價格，因為量不一樣，價格和采購量大的不能完全比較。實際上大小供應(yīng)商都有發(fā)揮空間。
解決的方法：通過供應(yīng)商評估確定優(yōu)先供應(yīng)商，備份供應(yīng)商，明確主供應(yīng)商和備份供應(yīng)商的量的分配比例原則，減少了第一層次的內(nèi)控(不過，這需要定期評估，以評估小組操作);第二層次的內(nèi)控，那只有參考市場價格了，很難內(nèi)控;或許可以通過對采購人員整體部門KPI的相關(guān)考核來加強內(nèi)控，比如考核年采購成本降低金額等。
策略方式二：平分方法
一些企業(yè)的分單策略是平分：采購訂單在三個供應(yīng)商之間平分，這是一個非常簡單的處理原則，很容易操作，很容易檢查。
操作過程：采購量在三個供應(yīng)商之間平分。在了解市場價格基礎(chǔ)上，和三個供應(yīng)商談判價格，取三個供應(yīng)商價格最低者，要求另外兩家也達到最低價格(因為別的供應(yīng)商能夠達到，要求你達到這個價格是合理要求);在談判中的策略是：“A供應(yīng)商已經(jīng)做到10元了，B你也應(yīng)該可以做到10元。”在和B談判妥當?shù)臅r候，三家供應(yīng)商一起簽訂合同，和三家供應(yīng)商價格大家都能夠看到，有一定的透明性，證明不是壓價策略。這種談判最多做一輪，不會重復(fù)要求供應(yīng)商壓價。出價高的供應(yīng)商晚獲得訂單，如果不降價，失去訂單也是可能的。
策略分析：這樣做的原因很重要一點是加強內(nèi)控。采購內(nèi)控主要有兩個點：一是決定哪個供應(yīng)商可以入圍成為合格供應(yīng)商，另外一個是分單多少。入圍合格供應(yīng)商是產(chǎn)品開發(fā)部門確定的，一次性的;分單是經(jīng)常性的，是內(nèi)控重點。采取平分原則，則是的分單透明化，供應(yīng)商不用公關(guān)，可以減少公關(guān)成本，消除一個在訂單數(shù)量分配上的內(nèi)控問題。其次三個供應(yīng)商均要求實現(xiàn)最低價，消除在價格上的內(nèi)控問題。如果供應(yīng)商在數(shù)量和價格上均是憑實力，不需要公關(guān)，那么成為企業(yè)的合格供應(yīng)商也需要憑實力，即使不能完全消除第一個方面內(nèi)控問題(成為合格供應(yīng)商)也關(guān)系不大，畢竟只是一次性的事情。
看來，這種貌似不好的分單策略(不能獲得規(guī)模效益)，還有深刻的內(nèi)控優(yōu)勢，也是一個不錯的策略。當然，應(yīng)用這個策略的企業(yè)還未規(guī)范開展供應(yīng)商管理，假如有規(guī)范的供應(yīng)商管理，這是否是一種好的策略，值得探討。
