1、判斷材料是不是歸屬于黨員干部的材料及內容。發覺有重名的、彈冠相慶的，或不歸屬于黨員干部檔案資料內容和重復的材料，應清除出去。
2、對在其中有保存使用價值的文檔、材料，提交檔案文件或轉相關部門保存。不歸屬于干部檔案資料內容，較為關鍵的證件、內容等，組織不用保存的，退還給個人。
3、無保存使用價值又不適合退還個人的，應備案報備負責人準許消毀。
4、查看材料是不是齊備、詳細。政審材料一般應具有審查依據、調查研究、領導審批、證實材料等。
5、處分材料一般應具有處分決策(包含免于處分的決策)、調查研究報告、上級領導審批、本人反省或對處分的建議等。
6、所述材料，屬于成套的，務必齊備。每一份歸檔材料，需要詳細。對首尾不清、來源于和時間模糊不清的材料，要查明標明后再歸檔，但凡查不清晰或不確定的材料，不可以歸檔。
7、審查材料是不是手續完善。凡要求需由組織蓋公章的，要有組織蓋公章。任免呈表格須標明任免職位的準許行政機關、注釋時間和批準文號等。
